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パソコン教室 川崎 | 川崎のパソコン教室スタディPCネットのインストラクターのブログです。
パソコン初心者の方を対象に日常やビジネスで使える便利ワザや、パソコンよくある話などをご紹介します。

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当校はMOS公認試験会場併設校。パソコンの基礎から、ビジネススキルアップ、資格取得まで!個別指導型なので、みなさんの「?」が「!」になるまで、何度でもトライしていただける教室です。

初心者

こんばんは。
スタディPCネット川崎パレール校です。

この記事で書きたかったことは、ExcelにはExcelの得意分野、
WordにはWordの得意分野があるという事なんです。

文章が主で表やグラフが参考の場合は、やはりWordの方が得意です。
例えば、イメージ画像ですが、

キャプチャ

注:イメージですので文章はテキトーにはめ込んでいます。

表やグラフを使った資料でも文章が多いのなら、こんな感じでWordで作成できるんですね。
では、Wordを使うメリットは?
①文章の改行するポイントなど、いちいち印刷プレビューで確認しなくて済みます。
②また、表やグラフのサイズを自由に変えても、文章は勝手にレイアウトを変えてくれます。
③見えにくいかも知れませんが、図表番号なんかも簡単に設定できます。

これをご覧になってWordも結構使えそう!と、思われた方はゼヒ活用してみて下さい。

ここでワンポイント。

①Excelで作成した表やグラフは簡単にWordにコピーできます。
②また、グラフは直接Wordでも作成できてしまいます。
③チョッと技を使えば、Wordに表を作って関数で集計できます。もちろん並べ替えもできます。

いかかでしょう?

もう一度書きますがOfficeソフトはそれぞれ得意分野があります。
文章作成はWordが得意!
データ作成はExcelがやはり得意!
その使い分けがうまくできると業務効率がアップするのではないでしょうか?

今回もお付き合いいただき、有難うございました。

追伸、
Wordに苦手意識をお持ちの方へ。もしかして原因はコレですか?





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川崎のパソコン教室・スタディPCネット川崎パレール校です。

今回のテーマですが、Excel資料の見せ方にしてみました。

達成率

上の表にあるように、計画対比のデータをつくるのは、ビジネスのみならず一般的にも使われるExcelの活用シーンではないでしょうか?

ここからがよくあるお話。
「計画比100%を超えているところを解りやすくセルに色をつけて!」
こんな指示が上司から出ることは、ビジネスパーソンにとって、いつもの事と思います。

その時、あなたはどうしてますか?
いちいち、目で見ながらチェックしていませんか?⇒ズバリExcel初心者ですね。
とりあえず、並べ替えを使って100%以上をまとめて、色をつけてますか?⇒まだまだですね。

こんな時は、「条件付き書式」を使えば便利ですよ。

条件付き書式

簡単にいえば、「この条件に合ったトコロに書式を設定して!」とExcelに指示するだけです。
「100%を超えているところのセルを黄色にして、文字を太字にして」と指示するだけで簡単に色分けができてしまいます。

達成率2

これで完成!と思ったあなた!
この記事のタイトルを思い出してください。今回は見せ方がテーマです。
上の表、たしかに100%以上のところに書式が設定されましたけど、どの部門が?というのが、イマイチわかりにくいと思いませんか?
そこで一歩進んで、この様な見せ方はいかがでしょう?

達成率3

どこの部門が100%以上だったか、見やすくなったと思います。
ここまでを、「条件付き書式」を使って設定できたら、Excelのビジネスレベルですかね。

「スパークライン」の記事にも書きましたが、Excelデータでの報告も見せ方次第ではないでしょうか。


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今回も、お付きあい頂きありがとうございました。





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今回のブログでは、プリンターについてよくある質問を書いてみます。

printer_fukugouki


プリンタードライバーってなに?

簡単に言えば、パソコンに、このプリンターを使いますよと認識させ、このプリンターにはこんな感じで命令を出さばいいよと制御させる機能を持ったアプリケーションソフトの事なんです。


プリンターを新しく買った時にCD-ROMが付いていると思いますが、プリンターとパソコンを接続してからパソコンに読み込ませるだけで、簡単に設定ができますよ。

また、プリンターメーカーのWebサイトからも入手することもできます。これは、プリンタードライバーの更新があった時なんかによく使いますね。

あまりパソコンに慣れていない方でもカンタンに設定できますので、チャレンジしてみるのもいいかもしれませんね。


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今回のブログは何もひねらず、タイトル通りExcelの講座でよくある質問の話題です。

ウチの教室では、ワードやエクセル・パワーポイントなど、Office系の受講生さんが、ある程度基本操作を覚えたタイミングで、実務でも即パソコンが活用できるように、実践的な課題を数多くこなして頂いています。

そんな中でよくある質問。

たとえば「Excelで、コレと同じものを作って!」

Excel課題


と、課題をお渡しすると。

決まって出てくる質問。

「罫線が先の方がいいんですか?それとも項目が先ですか?」

さて、その時。

あなたなら、どう答えますか?

私の答えはブログタイトルの通りです。

「好きにしたらいいんじゃない?」

まあ、ここまで冷たくは言いませんけど。

Excelで新規に表を作成するとき。

「罫線」が先でも「項目」が先でも、出来あがりにはあまり影響はありません。

ご自身が、やりやすい方法でいいのではないでしょうか。


あまり難く考えない。

これも時には必要ですよ。



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先日のブログで、パワーポイントの話題を書きましたので、今回はその後編。
前回のブログはこちら⇒
まずは、実際のスライドを2枚。

プレゼンテーション1


プレゼンテーション2


どちらのスライドが見やすいと思いますか?

そもそも、パワーポイントのを利用するときの場面をお考えいただくとお解かりになると思いますが、
あくまでも主役は、あなたの話にあるんですよね。

まだ、パワーポイントに慣れていない方は、ついつい文章で説明しようとするんですよ。

あまり文章で説明せずに話の要点だけをスライドに書いて、あとは言葉で説明すればいいのではないででしょうか?

パワーポイントの主役は文章ではなく、あなたの言葉。伝えたいポイントだけ簡潔に書く。

それを意識すれば、あなたのパワーポイント資料は見やすくなりますし、作成時間も大幅に短縮!

是非、活用してみて下さい。

今回もお付き合いいただき、有難うございました。


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